Codice di condotta

Definire codici di condotta è un modo per dare forma concreta al nostro sistema di valori. I codici di condotta si applicano a tutti i nostri dipendenti a livello mondiale, sia internamente sia esternamente all’azienda. Noi ci trattiamo l’un l’altro con rispetto reciproco e trattiamo con equità i nostri partner commerciali, procedendo in uno sviluppo continuo e facendo un uso accurato delle risorse a disposizione. Naturalmente, rispettiamo ovunque i requisiti di legge previsti. Grazie alle nostre conoscenze tecniche e alla nostra preparazione portiamo avanti la storia dell’azienda quale leader nella produzione di soluzioni di sistemi per la tecnologia di cablaggio e delle connessioni.

 

Focus sulla clientela. Orientamento alla famiglia. Innovativo. Orientamento al successo. Questi sono i valori su cui LAPP è fondata. I nostri valori inequivocabili ci hanno reso forti come azienda e, in quanto impresa familiare, sappiamo che solo attraverso i nostri sforzi congiunti, attraverso il lavoro di squadra in azienda e con i nostri partner commerciali, continueremo ad avere successo. E alla base di tutto questo ci sono i nostri valori. Se il nostro comportamento sarà improntato ogni giorno su tali valori, se ci tratteremo reciprocamente e tratteremo i nostri partner commerciali con equità e rispetto, potremo perpetuare la storia di successo di LAPP quale leader nella produzione di soluzioni di sistemi per la tecnologia di cablaggio e delle connessioni. Nel Codice di condotta abbiamo provato a descrivere più precisamente il significato dei nostri valori applicati al lavoro quotidiano. Ci auguriamo che questo possa esservi di aiuto.

 

Il consiglio direttivo di Lapp Holding SE

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Preambolo

1. Condotta lecita

Propugniamo il principio della legalità in tutti gli atti, le misure adottate, i contratti e le altre transazioni di LAPP. Sosteniamo il principio dell’agire unicamente entro i confini della legge, a prescindere dal fatto ciò risulti vantaggioso per LAPP. Tutti i nostri dipendenti sono personalmente responsabili di aderire alla legge entro il proprio ambito di lavoro.

 

È vietato indurre soggetti terzi ad agire illegalmente o contribuire consapevolmente ad atti illeciti. Agire contravvenendo alla legge non è nell’interesse dell’azienda e può avere come conseguenza procedimenti giudiziari, danni o perdita di ordini.

2. Evitare conflitti di interessi

Gli interessi aziendali e privati dovrebbero essere sempre nettamente separati. Si può verificare un conflitto d’interesse, qualora i dipendenti adottino misure o abbiano interessi personali potenzialmente in contrasto con il lavoro svolto in LAPP. In tale eventualità, il danno si può evitare unicamente attraverso una comunicazione aperta e una totale trasparenza. In caso di incertezze in merito al fatto che una data situazione possa creare un conflitto d’interesse, il dipendente ne dovrebbe discutere con il proprio superiore.

a. Attività secondarie

Le attività secondarie sono permesse unicamente con il previo consenso scritto dell’azienda. Il consenso viene concesso qualora non esistano rischi di un impatto negativo sulle prestazioni lavorative. Ai dipendenti è permesso investire in o espletare attività secondarie per imprese concorrenti, fornitori o clienti solo con la previa approvazione scritta della rispettiva filiale locale. Le decisioni sono adottate caso per caso.

b. Relazioni d’affari

Le transazioni con aziende, in cui un dipendente, il relativo coniuge o partner o un membro stretto della famiglia detenga un interesse o svolga una funzione dirigenziale e in cui il dipendente sia in grado di influenzare la relazione d’affari e si possa verificare un conflitto d’interesse, possono essere avviate unicamente con il previo consenso scritto della rispettiva filiale locale.

c. Impiego di partner commerciali per finalità private

I dipendenti possono impiegare un partner commerciale di LAPP per finalità private solo con il previo consenso scritto della rispettiva filiale locale, nel caso in cui il lavoro svolto dal dipendente comporti un coinvolgimento diretto nell’assegnazione o nel regolamento di ordini e sussista, di conseguenza, un potenziale conflitto d’interessi. La presente disposizione non si applica a beni e servizi generalmente disponibili.

3. Gestione delle informazioni

Le informazioni e il relativo trattamento sono elementi chiave essenziali per il successo di qualunque attività commerciale. Per la gestione delle informazioni si dovrebbe prestare particolare attenzione a criteri di precisione e accuratezza, al relativo grado di riservatezza e alla protezione dei dati.

a. Reportistica

Tutte le nostre registrazioni, relazioni e dichiarazioni devono essere accurate e veritiere. È necessario aderire ai principi contabili generalmente accettati. La creazione di registrazioni, file e simili, per cui si utilizzino informazioni riservate appartenenti all’azienda, è consentita unicamente ove ciò avvenga nell’interesse diretto di LAPP e vengano rispettati tutti gli standard di protezione dei dati.

b. Riservatezza

Dev’essere mantenuto il segreto sulle informazioni riservate appartenenti all’azienda.

c. Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

La protezione dei dati non può essere delegata ed è, fondamentalmente, responsabilità del relativo team di gestione. In questo contesto, la nostra attenzione è particolarmente incentrata sul rispetto dei principi di legalità, limitazione della finalità, esclusione e minimizzazione dei dati e trasparenza. Miriamo a trattare i dati in modo accurato, in buona fede, limitandone la conservazione e garantendone al tempo stesso l’integrità e la riservatezza. Ci assumiamo la piena responsabilità di ciò, nonché della tutela dei diritti dei soggetti interessati e di tutte le disposizioni della corrispondente legislazione in materia di protezione dei dati.

 

Durante lo sviluppo e l’elaborazione di tutti i processi aziendali (supportati da IT), il diritto alla privacy e a una vita privata dev’essere tutelato, garantendo la sicurezza delle informazioni, in base e in conformità ai requisiti di legge applicabili in materia di protezione dei dati e sicurezza IT e dei dati. Qualora, in relazione a processi aziendali, vengano raccolti, trattati e/o trasmessi dati personali (riguardanti clienti, fornitori, dipendenti o altre persone interessate), LAPP osserverà i regolamenti europei sulla protezione dei dati, validi nell’UE (Unione Europea) e nel SEE (Spazio Economico Europeo).

4. Condotta verso partner commerciali e soggetti terzi

Nei rapporti con partner commerciali (clienti, fornitori, fornitori di servizi, ecc.) e funzionari statali, occorre tracciare una linea netta di demarcazione tra lo scopo abituale della relazione d’affari e gli interessi privati. Le relazioni d’affari con i partner commerciali sono improntate a una condotta etica. LAPP osserva le regole dell’equa concorrenza e supporta tutti gli sforzi volti a garantire il libero mercato e la libera concorrenza, a livello nazionale e internazionale. Di conseguenza, LAPP non persegue la stipula di contratti che possano essere acquisiti unicamente violando le leggi pertinenti.

a. Accordi, cartelli e rinuncia alla concorrenza

Tutti i dipendenti hanno il dovere di osservare le regole dell’equa concorrenza secondo quanto definito dalla legge applicabile. In particolare, non è permesso demarcare le aree di vendita o suddividere i clienti con un concorrente, né devono avvenire accordi o scambi di informazioni con i concorrenti riguardo a prezzi/componenti di prezzi, rapporti di fornitura e rispettive condizioni, capacità di produzione o approcci di offerta. Lo stesso vale per lo scambio di informazioni riguardanti le strategie di mercato e di investimento. Il divieto si applica non solo agli accordi scritti ma anche a quelli verbali o alla collusione tacita (comportamento parallelo consapevole).

b. Selezione dei partner commerciali

Gli accordi con clienti, fornitori e fornitori di servizi devono essere conclusi unicamente negli interessi dell’azienda. Tutti i dipendenti devono rispettare i regolamenti di controllo interni dell’azienda (ad es. il controllo duale). I fornitori devono essere selezionati unicamente in base al merito concorrenziale, attraverso il confronto tra prezzo, qualità, prestazioni e idoneità dei prodotti o dei servizi offerti. Inoltre, ci aspettiamo che anche i nostri partner commerciali rispettino i principi della politica in oggetto.

c. Concussione, corruzione e altri incentivi

LAPP non tollera alcuna forma di corruzione, concussione o altre concessioni illecite di benefici. Qualsiasi tentativo da parte di fornitori o clienti di influenzare in modo sleale le decisioni dei dipendenti di LAPP dev’essere riferita ai manager responsabili. Occorre adottare un approccio estremamente restrittivo per quanto riguarda l’accettazione o l’offerta di regali o inviti da/a partner commerciali. Bisogna valutare la portata finanziaria di tali regali o benefici, nel senso che il destinatario non dovrebbe trovarsi nella necessità di nasconderne l’accettazione e né sentirsi in debito. In caso di dubbio, si dovrebbe ottenere l’approvazione del rispettivo superiore.

 

Gli inviti da parte dei partner commerciali a eventi di natura generalmente sociale (ad es. eventi sportivi o culturali) sono permessi, se in linea con la normale pratica commerciale, se non hanno un valore irragionevolmente elevato e sono anche proporzionati al normale standard di vita delle persone interessate. In caso di dubbi sull’appropriatezza di regali, donazioni o inviti, il dipendente deve consultare anticipatamente il proprio superiore o la divisione Conformità.

d. Donazioni e sponsorizzazioni

Le aziende LAPP effettuano donazioni in denaro e in natura nei settori dell’istruzione, della scienza, della cultura e delle problematiche sociali. Al momento della donazione, LAPP si assicura che tutto avvenga in modo trasparente, ovvero che l’uso della donazione e i relativi destinatari siano chiaramente tracciabili. Non sono permesse donazioni a singoli individui e pagamenti su conti privati.

 

L’obiettivo di LAPP, quando intraprende attività di sponsorizzazione, è adempiere a una responsabilità sociale e promuovere l’immagine dell’azienda oltre che la sua notorietà. Le sponsorizzazioni, quindi, costituiscono transazioni che comportano uno scambio di benefici. A tale riguardo, occorre prestare sempre attenzione per assicurarsi che i benefici offerti e ricevuti siano proporzionati.

 

Sia le donazioni sia le attività di sponsorizzazione devono essere approvate dal team di gestione locale.

e. Comportamento in pubblico

Ogni dipendente di LAPP rappresenta l’azienda e il suo comportamento si riflette direttamente o indirettamente su LAPP. Di conseguenza, i dipendenti devono astenersi da qualunque comportamento che possa avere un impatto negativo sull’immagine dell’azienda agli occhi dei clienti, di altri dipendenti o dell’opinione pubblica.

 

Ciò vale anche, in particolare, per le comunicazioni su social network e Internet.

 

Tutti i dipendenti devono tenere in debito conto la reputazione di LAPP durante lo svolgimento delle proprie mansioni.

 

5. Qualità, sicurezza sul lavoro, protezione ambientale e sostenibilità

Il “Successo attraverso la qualità” è uno dei principi guida della nostra politica aziendale. Oltre a rispettare i requisiti di legge, ci sforziamo attivamente di aumentare via via il nostro contributo alla protezione dell’ambiente ed evitare che i nostri dipendenti siano esposti a rischi.

a. Qualità

Al fine di soddisfare gli standard elevati di qualità e sicurezza che i nostri clienti si aspettano da noi, continuiamo ad apportare i necessari miglioramenti sul lungo termine, in modo coerente e radicale. Qualora sorgessero reclami nonostante i nostri migliori sforzi, ci attiveremo per porvi rimedio conformemente alle disposizioni di legge e agli obblighi contrattuali, assegnando chiaramente la priorità alla prevenzione delle lesioni anche mortali.

b. Salute e sicurezza sul lavoro

È dovere di tutti i dipendenti evitare di causare rischi alle persone e all’ambiente, oltre che utilizzare le risorse con parsimonia. Processi, siti e materiali di servizio devono essere conformi ai requisiti legali e interni applicabili in materia di sicurezza sul lavoro nonché alle disposizioni riguardanti la protezione della salute e ambientale e la prevenzione degli incendi. Salute, sicurezza sul lavoro e condizioni lavorative adeguate sono elementi importanti della politica aziendale.

 

Dev’essere evitato l’uso di sostanze nocive per la salute nei nostri prodotti e impianti di produzione.

c. Protezione ambientale e sostenibilità

Rispettiamo le normative ambientali applicabili e cerchiamo di mantenere al livello più basso possibile il nostro impatto sull’ambiente. Ci sforziamo, inoltre, di gestire la nostra attività secondo criteri di sostenibilità e rispetto dell’ambiente, con un atteggiamento responsabile verso tutte le risorse naturali.

 

Evitiamo anche di usare materie prime provenienti da aree di conflitto (minerali di conflitto). Miriamo a ridurre l’impatto negativo sull’ambiente fino a un livello che risulti inevitabile dal punto di vista tecnico e organizzativo. Attribuiamo grande importanza anche al fatto che i nostri fornitori, subcontraenti e altri soggetti terzi rispettino le normative ambientali mentre lavorano per noi.

6. Conformità come compito del management, segnalazione di irregolarità e monitoraggio

Il Codice di condotta è una componente centrale dei valori con cui operiamo in LAPP. È di vitale importanza che tali valori siano osservati uniformemente nell’intero Gruppo: ogni dipendente è responsabile di garantirlo.

a. Conformità come compito del management

Tutti i manager LAPP devono accertarsi che il Codice di condotta venga osservato all’interno del proprio ambito di competenza e sono tenuti a garantire che, sempre entro tale ambito, non si verifichino violazioni del Codice di condotta o di norme giuridiche, che un’adeguata supervisione potrebbe prevenire o evitare. I manager hanno, inoltre, l’obbligo di informare i dipendenti in merito al Codice di condotta e ai relativi contenuti, facendoli familiarizzare con il testo in oggetto. I manager devono anche specificare che le eventuali violazioni della legge sono disapprovate e quindi soggette a conseguenze disciplinari, indipendentemente dalla posizione del dipendente nella gerarchia aziendale.

 

In tale contesto, i manager devono sempre fungere da modelli di riferimento, aderendo a principi di accettazione, apprezzamento e fiducia.

b. Segnalazione di irregolarità

Tutti i dipendenti hanno il diritto di richiamare l’attenzione dei propri manager su circostanze indicative di una possibile violazione del Codice di condotta. La segnalazione può avvenire anche in forma anonima. Le segnalazioni saranno oggetto di indagine e di misure correttive, adottate ove necessario.

c. Monitoraggio

Ogni azienda del Gruppo LAPP è responsabile di assicurare il rispetto delle norme contenute all’interno del presente Codice di condotta, nonché di qualsiasi altro regolamento interno rientrante nel proprio ambito di competenza. In assenza di norme di legge contrarie, il dipartimento di Audit interno ha titolarità e diritto a ottenere informazioni ed effettuare verifiche. Durante lo svolgimento delle verifiche, il dipartimento di Audit interno presta attenzione al rispetto del Codice di condotta e include i regolamenti interni nei propri criteri di controllo.